Digitalizzazione: 3 consigli per lo sviluppo digitale delle imprese italiane

Un 20esimo posto che pesa come un macigno e non fa di certo onore a un paese evoluto come l’Italia. E’ la posizione in classifica rispetto agli altri 27 Stati membri dell’UE che prende in esame il livello di digitalizzazione del tessuto socio-economico di ogni nazione (Digital Economy and Society Index). Dal report emerge, infatti, come il 42% dei cittadini italiani tra 16 e 74 anni abbia competenze digitali di base contro una media europea del 58%. Ancora peggio se si guarda alle skill avanzate, dove solo il 22% le possiede, contro il 33% della media europea.

Le carenze dei singoli si riflettono inevitabilmente anche nel mondo del lavoro, dove la situazione delle aziende italiane non è di certo rosea quando si parla di tecnologia e digitalizzazione applicate al business. Il recente report ISTAT “imprese e ICT” ha evidenziato come in generale, l’80% delle imprese italiane, con almeno 10 addetti, si colloca ancora a un livello ‘basso’ o ‘molto basso’ nell’adozione di soluzioni tecnologiche e digitali.

Numeri ancora una volta poco incoraggianti che devono far riflettere sul rapporto essenziale che, invece, la tecnologia e la digitalizzazione hanno come elemento chiave per lo sviluppo delle PMI italiane. Yousign, una delle principali soluzioni SaaS B2B di firma elettronica in Europa, che ha l’obiettivo di dematerializzare interamente oltre 15 milioni di documenti entro il 2023, ha analizzato questo scenario evidenziando i 3 “fondamentali” da prendere in considerazione quando si parla di digitalizzazione aziendale.

Efficienza. Ovvero come trasformare un processo da 15 giorni in uno da 15 minuti

“Se la tecnologia ci ha insegnato qualcosa – commenta Fabian Stanciu, Country Manager e Head of International di Yousign – è che possiamo non solo fare le cose più velocemente e meglio ma anche in numero maggiore. La digitalizzazione in questo è indubbio che gioca un ruolo importante nell’eliminazione dei cosiddetti ‘colli di bottiglia’, quelle fasi di lavoro che creano una congestione dei flussi lavorativi e provocano ritardi, spesso a catena nei processi produttivi, che essi siano beni o servizi. Per fare un esempio concreto – continua Stanciu di Yousign – la firma di un contratto può richiedere molto tempo, specialmente se la procedura per farlo richiede la stampa dello stesso, la firma del responsabile e la spedizione al destinatario. A questo punto il foglio viene controfirmato, scansionato in tutte le pagine, conservata una copia del contratto e spedito di nuovo per posta. Bene, con la digitalizzazione questi processi diventano solo scomodi e obsoleti. Con la firma elettronica, per esempio, è possibile firmare in modo sicuro e protetto qualsiasi documento legalmente vincolante, non c’è bisogno di spendere tempo, né tanto meno sprecare risorse, per stampare. Insomma se prima ci volevano 15 giorni per firmare un contratto, ora grazie alla tecnologia e la digitalizzazione bastano solo 15 minuti.”

Costi. Ovvero come digitalizzare la carta e risparmiare fino al 3% delle entrate

“Spesso le spese non essenziali hanno un peso non indifferente alla fine dell’anno sull’economia di un’azienda – spiega Fabian Stanciu di Yousign – Solo per fare un esempio è stata calcolato da una ricerca Gartner, che fino al 3% delle entrate di un’azienda viene speso, o meglio sprecato, per la carta. Una montagna di carta che poi una volta archiviata, nell’80% dei casi, non verrà mai più presa in considerazione. Senza considerare che le stampanti hanno bisogno di toner, cartucce e manutezione. La carta, inoltre, occupa parecchio spazio e anche quello ovviamente ha un costo che può arrivare anche a 120.000 euro l’anno.”

Produttività. Ovvero come non sprecare 6 settimane per ritrovare un documento

“Secondo il Wall Street Journal – racconta Stanciu di Yousign – I dirigenti trascorrono 6 settimane all’anno alla ricerca dei documenti cartacei persi. Le stime addirittura parlando di 750 documenti l’anno che hanno un costo di ricerca di circa 110 euro ciascuno. Potrei andare avanti ancora dicendo che un dipendente tipo trascorre 2 ore alla settimana per trovare, condividere e archiviare documenti. Sono dati che si commentano da soli e la soluzione è semplice. Digitalizzare.”

Guardando però nel dettaglio al mercato italiano della firma elettronica gli esperti di Yousign sono ottimisti. “Nonostante i macro dati sulla digitalizzazione non particolarmente positivi, stiamo vedendo, in controtendenza, una rapida crescita nell’utilizzo da parte di professionisti e imprese della firma elettronica – conclude Fabian Stanciu, Country Manager e Head of International di Yousign – quello italiano è, infatti, il terzo mercato più importante in Europa. In particolare si affidano a questa soluzione le società di assicurazioni, così come le software house, i  system integrator e diverse aziende tech italiane, ma anche un discreto numero di agenti immobiliari e imprese del mondo energetico e turistico.”

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