Le soluzioni di Ecotec per le aziende: stampanti multifunzione con Ricoh Smart Integration e altri servizi

Ecotec è un’azienda che da oltre 25 anni si occupa di supportare le imprese di Milano e della Lombardia in generale, mettendo a disposizione delle soluzioni pratiche per la gestione dell’ufficio. I servizi proposti da Ecotec vanno dal noleggio delle stampanti multifunzione, all’allestimento audio e video di sale riunioni, fino ai sistemi di archiviazione documentale e all’assistenza informatica, con l’obiettivo di soddisfare le necessità specifiche dei clienti.

Il supporto di Ecotec nei confronti delle aziende

L’approccio di Ecotec verso il cliente si contraddistingue per un carattere informale. Uno dei punti di forza di questa realtà, oltre alla qualità dei prodotti e dei servizi offerti, è quello della cordialità dei tecnici. Nel corso del tempo l’azienda ha sempre di più perfezionato l’abilità nella comprensione delle esigenze delle imprese, guidando i clienti verso la scelta delle migliori soluzioni.

Ecotec opera in particolare nelle province di Milano, Pavia e Monza. L’attività di supporto è rivolta agli studi professionali e alle piccole, medie e grandi imprese. Le soluzioni proposte vogliono migliorare e rendere più semplice la gestione del lavoro in ufficio in molti aspetti.

Il settore delle stampanti multifunzione

Al centro dell’attività di questa realtà che opera in Lombardia c’è il settore delle stampanti multifunzione. Ecotec, infatti, è un Partner Corporate di Ricoh Italia. Le aziende hanno delle esigenze specifiche e quindi in questo variegato settore non è a disposizione una soluzione che possa essere considerata universale e valida per tutti.

Identificare le stampanti multifunzione più adatte per un’attività è possibile con un’analisi accurata della realtà aziendale. Ecotec si occupa da tanti anni di aiutare a scegliere i prodotti, come le stampanti o le fotocopiatrici, che possano ottimizzare i flussi operativi e fare risparmiare dal punto di vista economico.

Una stampante multifunzione è in grado di incrementare la produttività. I dispositivi tecnologici di ultima generazione rendono più semplice e più veloce tutto il processo di creazione dei documenti stampati, aumentando di conseguenza sia la quantità che la qualità dei lavori che vengono svolti in ufficio. Così si può lavorare con una maggiore produzione e con una maggiore qualità, allo stesso tempo risparmiando sul costo di gestione, che in caso contrario sarebbe elevato.

Il noleggio, in particolare, è molto conveniente, anche per ciò che riguarda stampanti e fotocopiatrici. Il canone del noleggio di questi strumenti, infatti, viene considerato a tutti gli effetti un costo operativo che riguarda i servizi e quindi è deducibile completamente dalle imposte IVA. Con il noleggio si può pagare un costo fisso, che può essere, ad esempio, mensile o trimestrale, in grado di coprire l’utilizzo effettivo degli strumenti tecnologici. Nel totale è compreso anche il servizio dell’assistenza tecnica, in modo da evitare costi extra e da non avere preoccupazioni nel caso in cui si debbano gestire eventuali guasti.

L’assistenza è operativa in qualsiasi momento e così è possibile non rimanere mai senza il prezioso aiuto di una stampante. Tutto il periodo del noleggio è coperto da una garanzia specifica, che riguarda proprio il servizio di assistenza tecnica svolto con rapidità.

Inoltre, a disposizione delle aziende che si rivolgono ad Ecotec c’è anche la fornitura di materiali, strumenti e accessori di consumo che sono utili per l’uso delle stampanti multifunzione e delle fotocopiatrici, come le cartucce, i toner e altri componenti che in genere sono soggetti all’usura. Così gli uffici non devono occuparsi di cercare continuamente dei fornitori per sostituire l’inchiostro o alcune componenti del sistema di stampa.

Il sistema Ricoh Smart Integration

Ecotec, con le innovative stampanti multifunzione Ricoh che fanno parte delle serie IM C2010, IM C3010 e IM C4510, propone anche un software molto utile. Si tratta della soluzione Ricoh Smart Integration (RSI), dalle funzionalità avanzate nella gestione delle attività in ufficio. È un programma che consente l’ottimizzazione di alcune fasi comuni nell’operatività aziendale.

Per esempio, con Ricoh Smart Integration si possono effettuare scansioni di documenti verso Sharepoint, sono incluse le funzionalità OneDrive for Business, OneDrive e Teams, si possono stampare documenti archiviati su piattaforma cloud in maniera diretta da MFP.

Il software integrato con le stampanti multifunzione Ricoh mette a disposizione la funzione OCR per convertire i documenti in vari formati, come il PDF, il PDF/A ricercabile, il formato Excel, il Word e il PowerPoint. Dal pannello della MFP, tramite il software in questione, si possono inviare messaggi di posta elettronica e allegati, utilizzando semplicemente un account di Outlook.

L’ottimizzazione della gestione dei documenti

La gestione dei documenti cartacei diventa più veloce con sistemi avanzati di questo tipo e le stampanti multifunzione possono diventare degli strumenti alleati anche nell’ambito della digitalizzazione. Con l’evoluzione tecnologica che si è concretizzata sempre di più nella messa a punto di dispositivi avanzati e smart, si può rendere più rapida l’archiviazione dei documenti e la loro ricerca.

Una stampante multifunzione Ricoh consente di risparmiare del tempo, che può essere dedicato ad altre attività all’interno dell’azienda. Allo stesso tempo un utilizzo integrato e intelligente di sistemi per la gestione documentale permette di ridurre il rischio di errori.

Per esempio, con un’azione semplice da compiere direttamente sul pannello della stampante multifunzione, si possono salvare i documenti in maniera diretta sul cloud. Si tratta della funzione chiamata Scan to Cloud, che è presente nelle stampanti Ricoh come quelle della serie IM C3010 o quelle della serie IM C2010. Questa funzione riesce ad instaurare una comunicazione tra la stampante e una qualsiasi piattaforma cloud oppure CRM.

Tra questi sistemi si possono ricordare quelli Standard, come Box, OneDrive, Dropbox e Google Drive, i connectors package, con cloud privati o business, Microsoft 365, con Sharepoint Online, le cartelle che fanno riferimento a Teams e OneDrive for Business. Poi si possono citare anche le soluzioni Microsoft365 Lite, perfettamente integrate, con OneDrive for Business e Sharepoint Online, e infine i programmi che fanno parte della G Suite, come Google Drive Business, e Docuware, visto che è possibile sfruttare il connettore per il gestionale Docuware.

Ma quali sono le applicazioni pratiche di un collegamento di questo tipo? Nel momento in cui si effettua la scansione di un documento utilizzando la stampante multifunzione, quest’ultima riesce a visualizzare le cartelle che si trovano nell’account della piattaforma cloud. In questo modo è possibile salvare il documento, oltre ad eventualmente cambiare il suo nome, evitando di effettuare altre attività specifiche. È importante ricordare che è un sistema molto utile anche nel caso in cui si abbiano delle cartelle condivise con clienti, fornitori o professionisti, come, ad esempio, i commercialisti.

Le funzioni OCR

Le potenzialità di una stampante multifunzione sono numerose anche per ciò che riguarda la conversione dei documenti cartacei in digitale, con l’opportunità di effettuare modifiche o ricerche. Il sistema OCR che è possibile utilizzare permette di creare dei documenti in vari formati, che possono essere poi anche modificati in maniera semplice. Si tratta, oltre che di Word, anche di Excel, di PowerPoint e delle tipologie di PDF, come il ricercabile o il PDF/A.

Operazioni simultanee direttamente dalla stampante

Le funzionalità smart delle applicazioni che permettono di gestire queste stampanti multifunzione sono anche quelle relative alla simultaneità delle operazioni. Spesso in un ufficio si può avere la necessità di un utilizzo in contemporanea delle funzioni di stampa o di altre azioni gestionali. Se, per esempio, si deve scannerizzare un documento e allo stesso tempo bisogna inviare quel file per posta elettronica in modo da effettuare il riconoscimento OCR con possibilità di modifica, è possibile compiere tutto nello stesso momento, senza diversi passaggi separati.

Le applicazioni per un lavoro smart in ufficio o in azienda

Quindi, la soluzione Ricoh Smart Integration è ideale per coloro che hanno l’esigenza di gestire numerose operazioni tenendo conto dei principi dello smart working o dell’efficienza operativa in generale. Sono molti i fattori che possono incidere nel lavoro aziendale e spesso sono richiesti degli impegni in termini di costi, di risorse e di tempo per gestire infrastrutture, archiviazioni di dati o aggiornamenti di software.

Si può avere la necessità di utilizzare un sistema multifunzione integrando il tutto con il digitale e il cloud, si ha spesso l’esigenza di ridurre la quantità di carta in ufficio, trasformando le informazioni in documenti digitali, si deve ridurre il tempo dedicato all’archiviazione, che dovrebbe sempre diventare il più possibile un processo automatizzato. Un sistema intelligente che possa risolvere tutte queste problematiche porta alla riduzione dei costi per l’infrastruttura IT di un’impresa, mettendo a disposizione dell’attività professionale un insieme di soluzioni convenienti.

La piattaforma Ricoh Smart Integration permette di effettuare un’integrazione tra varie applicazioni e flussi operativi incentrati sul cloud. I programmi proposti sono molto semplici e pratici da usare e consentono un collegamento tra le stampanti multifunzione e i vari device intelligenti con i servizi di archiviazione cloud disponibili sul mercato, in modo che tutti i dati che servono nell’attività lavorativa siano accessibili in qualsiasi momento.

I flussi di lavoro possono diventare automatici e questo consente di operare in maniera più rapida, più intelligente e più economica. Sono a disposizione degli utenti anche delle versioni avanzate di questi servizi, per far interagire altre applicazioni e usufruire di un processo di configurazione da remoto più rapido.

Gli altri servizi di Ecotec

Ecotec, quindi, si occupa di fornire servizi avanzati dal punto di vista tecnologico per supportare le aziende nella gestione quotidiana delle attività che richiedono la stampa e la conservazione dei documenti. Nell’ambito dell’organizzazione e della condivisione delle informazioni, la realtà che opera in Lombardia mette a disposizione anche soluzioni di conservazione sostitutiva, di archiviazione dei dati, di workflow e di management dei documenti.

Nello specifico, l’archiviazione è un procedimento che va a favore del processo di trasformazione digitale del quale si parla spesso negli ultimi anni. Questa trasformazione che sta attraversando le imprese anche nel nostro Paese prevede l’utilizzo di tecnologie innovative e di strumenti nell’ambito digitale che servono ad ottimizzare il business.

Si può ottenere un risparmio nel senso del tempo da impiegare e di conseguenza le risorse possono essere destinate ad altre attività di produzione, che vanno oltre la ricerca e l’analisi delle informazioni che si trovano nell’ufficio. Ecotec fornisce piattaforme che possono interagire e comunicare adeguatamente con i sistemi informativi. Le soluzioni possono analizzare dati che si trovano in database e archivi già esistenti e tutto viene svolto tenendo conto di un’elevata trasparenza, visto che tutti i documenti sono conservati e archiviati nei formati di partenza.

L’archivio digitale consente di avere a disposizione numerosi vantaggi, che vanno dal beneficio più concreto, quello che riguarda l’ottimizzazione degli spazi fisici in azienda, fino alla velocizzazione del tempo che serve per effettuare ricerche nell’archivio. Ottimi aspetti positivi sono anche quello del risparmio in termini economici per tutto il processo che riguarda la gestione e quello dell’aumento della competitività rispetto alla concorrenza, perché i benefici che si ottengono forniscono un vantaggio tecnologico.

Tra le soluzioni di Ecotec, ci sono anche le stampanti multifunzione ricondizionate, che offrono un funzionamento garantito e un risparmio utile, con un’attenzione particolare nei confronti della sostenibilità ambientale. Le realtà professionali possono essere così trasformate in vere e proprie aziende green, che scelgono di operare con comportamenti responsabili e per la riduzione dell’impatto ambientale.

Ecotec fornisce anche servizi informatici che garantiscono sicurezza alle aziende. Negli ultimi tempi un’importanza sempre più alta viene data al settore della cybersecurity. Un’impresa ha la necessità di proteggersi in maniera adeguata dagli attacchi di questo tipo che mirano a danneggiare uffici e aziende. Queste ultime a volte sottovalutano i possibili rischi e non si adoperano per predisporre i sistemi adeguati per difendersi.

Le soluzioni di Ecotec consentono di avere a disposizione in una prima fase un check-up completamente senza costi, in maniera da analizzare le infrastrutture e gli impianti. Successivamente si può decidere di chiedere un’analisi approfondita per la creazione di un sistema informatico ideale in base alle necessità aziendali.

L’intera rete dell’azienda può essere affidata ai tecnici di Ecotec, che, insieme alle altre soluzioni tecnologiche proposte, affianca le realtà professionali con un supporto continuo e rapido, sia attraverso interventi da effettuare a distanza, da remoto, che in maniera diretta nella sede dell’attività.

I servizi e i prodotti proposti da Ecotec sono ideali per l’ottimizzazione dell’ambiente di lavoro, consentendo di attuare un metodo di lavoro intelligente e pratico, dalle conseguenze ottimali per i risultati che si vogliono ottenere e per il potenziamento del business.

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